DocuWare Dokumentenmanagement

 Der Einsatz eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems (DMS) bedeutet für viele Firmen eine spürbare Erleichterung ihrer alltäglichen Arbeitsabläufe und eine wertvolle Unterstützung bei der Verwaltung ihrer digitalen Dokumente. Unternehmen jeder Branche verarbeiten riesige Mengen an Dokumenten in digitaler Form, aber auch auf Papier. In der Tat verbrauchen Büroangestellte durchschnittlich rund 10.000 Blätter Papier pro Jahr. In einem mittelständischen Unternehmen mit 100 oder sogar 500 Mitarbeitern sind dies unvorstellbare Mengen an Dokumenten, die firmenintern bewegt werden.

Was ist Dokumentenmanagement? 

Dokumentenmanagement — auch (DMS) genannt – hilft Ihnen dabei, Papierdokumente und digitale Dateien in einem zentralen digitalen Dokumentenarchiv zu speichern. Mit der Integration von DMS können Sie in Ihrem Unternehmen Dokumente verarbeiten, erfassen, speichern und zurückverfolgen. In Unternehmen, die ihre Abläufe mit einem Dokumentenmanagement umstellen möchten, sollten alle Mitarbeiter voll und ganz hinter der Lösung stehen. Denn nur wenn alle Involvierten an einem Strang ziehen und die Vorteile der digitalen Arbeit erkennen, wird die Umstellung erfolgreich sein. Wichtig ist in diesem Zusammenhang die Definition realistischer Ziele, um nach entsprechender Planung die Implementierung des Dokumentenmanagement-Systems möglichst schnell realisieren zu können.

Papierberge und manuelle Dateneingaben waren gestern

Digitalisieren Sie jede Rechnung mit intelligenter Indexierung, um sie sicher zu archivieren und sofort abzurufen. Nutzen Sie anschließend vorkonfigurierte Workflows zur direkten oder mehrstufigen Freigabe, um produktive Abläufe und schnelle Zahlungen zu gewährleisten.

Entfernen Sie Papier und manuelle Eingaben

Noch schlimmer als Papierstapel ist nur das Eintippen der Daten, die auf dem Papier stehen. Sparen Sie sich Zeit und Platz – und lassen Sie die Nachteile alter Arbeitsweisen dank einfacher Digitalisierung hinter sich.

Beschleunigen Sie die Rechnungsprüfung

Prüfen Sie Pflichtangaben und den Bestellbezug automatisiert, weiten Sie den Workflow bei Bedarf auf eine mehrstufige fachliche Prüfung aus und verbinden Sie die Lösung zur direkten Buchung mit Ihrem ERP-System.

Nutzen Sie Skonto und sparen Sie Kosten

Wenn Sie Rechnungen vor Fälligkeit bezahlen, können Sie unnötige Mahngebühren vermeiden und wertvolle Skonti ziehen. Sie arbeiten mit zufriedenen Lieferanten und stärken auch Ihre Position bei Preisverhandlungen.

Vereinfachen Sie Ihre Audit-Vorbereitungen

Suchen Sie nie wieder unter Hochdruck nach den richtigen Dokumenten. Alle Unterlagen sind rechtskonform gespeichert, lückenlos abrufbar und lassen sich mühelos für Buchprüfungen und andere Audits zusammenstellen.

Stärken Sie Ihren gesamten Rechnungsprozess

Erfassen Sie Eingangsrechnungen mithilfe von intelligenter Indexierung. Gewährleisten Sie einen sicheren, zentralen Speicherort, in dem alle Daten unmittelbar verfügbar sind. Und aktivieren Sie schnelle Workflows, die sich flexibel an Ihre Genehmigungsprozesse anpassen lassen.

Intelligente Indexierung - Rechnungsdaten automatisiert erfassen

Ersetzen Sie im ersten Schritt das lästige, fehleranfällige Eintippen von Rechnungsdaten, egal ob diese auf Papier oder elektronisch vorliegen. Der selbstlernende Intelligent Indexing Service liest Daten wie Lieferant, Datum und Beträge automatisch aus jeder Rechnung aus. Diese Indexdaten sind das Herzstück der Lösung und die Basis für Ihre Workflows.

Rechtskonformes Archiv - Rechnungen mühelos archivieren und aufrufen

Ihre Rechnungen werden in einem sicheren digitalen Archiv gespeichert, das dank der erfassten Indexdaten optimal strukturiert ist. Sie erfüllen die Aufbewahrungsrichtlinien der GoBD, können Dokumente im Handumdrehen lückenlos für Audits vorbereiten oder Analysen zur abteilungsinternen Prozessoptimierung durchführen. Auch mobil können die berechtigten Anwender jederzeit auf die aktuellsten Informationen zugreifen.

Automatisierter Workflow Rechnungen prüfen, freigeben und buchen

Geben Sie Rechnungen basierend auf festen Regeln direkt zur Buchung frei oder leiten sie diese in Genehmigungsworkflows an die jeweiligen Verantwortlichen zur Freigabe weiter. Selbst Ausnahmen lassen sich zügig und transparent abwickeln. Am Ende wird ein Buchungssatz angelegt, den Sie direkt in Ihr ERP-System übergeben können, um sich auch hier mühsame Dateneingaben zu sparen.  

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